Avec l’essor d’internet et du télétravail, la gestion administrative d’une entreprise a connu une métamorphose. En effet, les documents administratifs, comme les fiches de paie et les contrats de travail, tendent maintenant à être digitalisés. D’ailleurs, cette tendance est en forte croissance à cause des nombreux avantages de la dématérialisation des documents sensibles. En particulier, les versions numériques permettent aux entrepreneurs d’économiser du temps et une partie de leurs coûts de fonctionnement. D’autre part, les salariés peuvent garder une trace sécurisée et facilement accessible de leurs droits de retraite et de leurs parcours professionnels. Toutefois, la dématérialisation des fiches de paie doit respecter des règlementations strictes, sous peine de sanctions. Le point dans cet article.
Quelles sont les règles à suivre pour les fiches de paie numériques ?
De nombreux documents s’avèrent être sensibles pour l’entreprise. En effet, les contrats de travail, le business plan, les maquettes, les factures et les documents RH doivent être précieusement gardés à l’abri des regards indiscrets. En particulier, la fiche de paie d’un salarié est importante, car elle ouvre aux mêmes droits socio-juridiques que la version papier. Pour faire une fiche de paie numérique, il est ainsi essentiel de vérifier la mention de toutes les données obligatoires, comme les coordonnées de l’entrepreneur et du salarié, les conditions de rémunération et les cotisations sociales. Par ailleurs, les fiches de paie doivent être conformes à certaines conditions de bonne réception et de conservation, tout en répondant à des critères de confidentialité et de sécurité des données.
Dans ce cadre, les entrepreneurs doivent notamment s’assurer de pouvoir conserver les fiches de paie de leurs collaborateurs durant une durée de 50 ans. Les fiches de paie doivent aussi être conservées par l’entreprise jusqu’à l’âge de 75 ans des salariés. Si ces règles ne sont pas respectées, l’employeur encourt une amende de 450 € pour chaque fiche de paie non-remise ou non-conservée. Dans ce cadre, conserver ces documents dans un espace numérique sécurisé comme une solution de coffre-fort numérique est judicieux pour éviter les éventuels risques de non-remise, de perte ou de fuite de données. Chez SILAE, cet espace sécurisé est rattaché au Compte Personnel d’Activité du salarié ou CPA. Ce dernier est une plateforme internet établie par l’Etat pour centraliser les documents professionnels de chaque salarié. Avec SILAE, chacun de vos salariés dispose d’ailleurs de 10 Go d’espace de stockage gratuit à vie.
La fiche de paie numérique est-elle obligatoire ?
Les entreprises sont totalement libres d’opter pour la remise de fiches de paie dématérialisées à leurs salariés. Leurs obligations consistent toutefois à s’assurer que chaque employé obtienne bien un bulletin de paie pour chaque rémunération réalisée. Néanmoins, si l’entrepreneur choisit de digitaliser ces documents, il a aussi pour obligation d’en aviser ses collaborateurs dans un délai de 30 jours précédant l’envoi du premier exemplaire. En effet, les salariés de l’entreprise ont le droit de s’opposer à la réception d’une fiche de paie électronique. Ce refus doit notamment être précisé par une demande écrite. Pour les salariés qui n’approuvent pas la remise de bulletins de paie numériques, l’entreprise a 3 mois pour leurs remettre des versions en papier de ces documents.